Persiapan Fasilitasi Pertemuan

Pertama-tama yang ingin disampaikan disini adalah teknik–teknik dan persiapan yang diperlukan seorang pendampingan/fasilitator dalam mempersiapkan diri melakukan fasilitasi di pertemuan-pertemuan di masyarakat, pertemuan membahas kegiatan program, dan lain-lain. Persiapan-persiapan melakukan fasilitasi dalam pertemuan ini dapat dibagi kedalam 2 persiapan, yakni: (1) persiapan Teknis, dan (2) persiapan Pribadi. Persiapan-persiapan ini penting untuk dilakukan agar memberikan hasil yang efektif dan maksimal.

1.Persiapan Teknis:
Persiapan teknis yang dimaksud adalah “ Persiapan terhadap sarana-sarana fisik pertemuan “. Jika anda yang bertindak sebagai pengundang dan atau ikut sebagai panitia dan penanggungjawab untuk keberhasilan dan kesusksesan dalam pertemuan, maka berikut ini adalah hal-hal yang perlu disiapkan secara teknis yang dapat mendukung lancarnya pertemuan tersebut:
a.Ruang pertemuan
• Pilih ruang yang dapat menampung jumlah peserta yang diperkirakan hadir
• Pilih ruang yang punya sirkulasi udara relatif baik sehingga tidak menibulkan kegerahan saat pertemuan
• Pilih ruang yang cukup terang (jika pertemuan siang hari)

b.Tata letak pertemuan
Susun tempat duduk yang rapai dan bersahaja sehingga menimbulkan kenyamanan bagi peserta Musyawarah.

c.Sarana pendukung
Siapkan pengeras suara, OHP, papan tulis, penghapus, kapur atau spidol dengan teliti jika memang akan digunakan. Tentu saja jenis yang akan disiapkan disini berkaitan dengan materi yang akan disampaikan. Persiapan-persiapan ini akan menjadi lain jika anda diundang ke tempat lain dimana berbagai sarana pendukung ini mungkin tidak dapat disediakan. Jika memungkinkan lakukan kontak dengan pelaksana pertemuan jauh sebelum pertemuan terjadi sehingga anda dapat mempersiapkan materi dan media sederhana yang dapat dipakai.

2.Persiapan Pribadi
Yang dimaksud persiapan pribadi adalah persiapan anda sendiri sebagai pendamping/fasilitator yang akan memberikan penjelasan, membawakan materi, atau secara khusus diundang untuk menjelaskan suatu kegiatan.
Persiapan-persiapan pribadi yang harus diperhatikan antara lain adalah:
a.Pastikan bahwa secara fisik anda tidak terlalu lelah untuk mengikuti pertemuan tersebut. Oleh karena itu sebaiknya cukup istirahat paling tidak sehari sebelum pertemuan. Kondisi yang terlalu lelah sangat mempengaruhi penampilan anda, perhatian kepada peserta menjadi kurang, dan kemampuan mendengar atau berkreatifitas dalam berkomunikasi kurang maksimal, berbicara tidak fokus, dll.

b.Pastikan bahwa anda telah menyiapkan materi yang akan disampaikan, baik materi untuk anda sendiri (berupa catatan-catatan singkat) atau mungkin materi lain yang perlu dibagikan kepada peserta pertemuan.

c.Pastikan pula bahwa sudah cukup menguasai materi yang akan anda bawakan dihadapan masyarakat. Kurangnya penguasaan terhadap materi dapat menimbulkan kesan anda tidak serius, kegiatan dianggap masih kira-kira, anda dianggap tidak profesional, atau mungkin peserta gahkan tidak bisa menangkap maksud yang anda sampaikan.

3.Hal-hal yang perlu disiapkan atau diperhatikan saat berbicara:
a.Bicaralah tidak terlalu cepat, tenang, dengan kekuatan suara yang cukup, runtut.
Berikan jeda uraian, supaya setiap kali peserta dapat mengendapkan atau meresapkan apa yang diuraikan.

b.Berikan perhatian dan kesempatan bertanya sebisa mungkin kepada semua peserta, dan berikan sikap respect (perhatian.

c.Jawablah setiap pertanyaan yang muncul dari peserta sebaik-baiknya semampu anda bisa menjawab. Jika ada hal yang sungguh anda tidak bisa menjawab, beritahukan bahwa anda akan mencatat pertanyaan itu dan akan mencoba mencarikan jawaban yang pasti pada pihak-pihak lain yang mengetahui dan jawaban akan anda jelaskan pada pertemuan-pertemuan berikutnya atau langsung kerumah yang bersangkutan. Jika anda yakin ada peserta yang lebih tahu, maka mintalah yang bersangkutan untuk membantu menjawab pertanyaan.

d.Pergunakan kosa kata atau tata bahasa sederhana, mudah dimengerti, atau menggunakan kata-kata lokal yang artinya sepadan dengan yang anda maksud.

e.Pahamilah forum dengan baik, berikan lelucon atau pertanyaan pancingan atau bahkan permainan, untuk menjaga perhatian peserta agar tetap konstan terhadap materi yang anda berikan

f.Jangan lupa, pada akhir bicara ucapkan terima kasih atas segalanya, dan mohon maaf jika ada istilah yang menyinggung perasaan peserta.

Hal-hal yang telah diuraikan tadi sifatnya sangat sederhana. Namun seringkali banyak petugas lapangan atau pendamping tidak memperhatikannya karena mempunyai “prasangka”: ”ah itu soal mudah…”. Banyak penyuluhan/pelatihan atau pembahasan yang diberikan kepada masyarakat tidak diketahui maknanya oleh masyarakat karena fasilitator sendiri tidak mau mempersiapkan dengan sungguh-sungguh. Oleh karena keberhasilan memfasilitasi pertemuan tidak hanya disebabkan oleh kemampuan si penerima pesan, tetapi juga disebabkan oleh kemampuan si pemberi pesan untuk mengukur, menilai, memahami dirinya sendiri.

U M P A N B A L I K

Umpan balik merupakan respon, reaksi atau tanggapan yang diberikan oleh penerima informasi kepada pemberi pesan. Umpan balik sangat penting bagi upaya perbaikan komunikasi dalam pertemuan. Kesanggupan untuk memberikan umpan balik ini dipengaruhi oleh sifat kedekatan hubungan antara fasilitator dan masyarakat. Seringkali ditemukan berbagai kesulitan dalam memberikan atau menerima umpan balik karena pengaruh-pengaruh sebagai berikut :
•Kurang pengalaman
•Keragu-raguan karena nilai sosial atau sifat hubungan yang ada
•Keengganan karena kemungkinan resiko yang akan terjadi
•Kekhawatiran dalam memberikan atau menangkap umpan balik karena tata cara atau aturan yang berlaku di dalam organisasi atau sistem kerja.

Berikut ini adalah beberapa pedoman dalam memberi dan menerima umpan balik :

Bagi pemberi :
•Memperlihatkan kesiapan, artinya memberi umpan balik pada mereka yang siap menerima atau yang secara kongkrit memintanya
•Menggambarkan atau memberi fakta dan bukan tafsiran
•Hanya memberi fakta yang jelas, masih hangat atau baru
•Menyesuaikan dengan waktu yang tepat
•Menyangkut hal-hal yang memang dapat diubah
•Jangan ada pretensi keras untuk merubah apa lagi memerintah untuk berubah
•Jangan terlalu banyak hal. Ringkas dan jelas lebih baik
•Siap untuk membantu karena umpan balik anda.

Bagi Penerima
•Menyatakan secara jelas umpan balik apa yang ingin diterima
•Cek kembali apa yang didengar
•Berikan tanggapan terhadap umpan balik yang didengar.